無駄な仕事を減らすために具体的に出来ること
「無駄な仕事を減らそう！」
これは個人的な仕事への課題で、どうにか無駄な仕事を減らせないかと常に考えています。
根本的な原因や課題への解決方法など、改善策は色々な視点から考えることができますけど、無駄な仕事を減らすことができれば絶対に効果があるはずです。
「無駄な仕事を減らすこと」で期待できる効果と、実際に無駄な仕事を減らすために具体的に出来ることは何なのか？
この記事の目次です！
「無駄な仕事を減らす」ために出来ることは？
無駄な仕事を減らすためのステップを考えてみましたが、大きくこの3ステップです。
①無駄な仕事を明確にする。
②無駄な仕事を排除するための方法を検討する。
③実際に無駄な仕事を排除する
自分の職場を例に考えてみました。
→鳴っている電話を取って回す作業
→別チームに電話を回す時もある
②無駄な仕事を排除するための方法を検討する。
→チームごとに電話番号を分ける
→音声ガイダンスなどで相手の操作で電話を回せるようにする
③実際に無駄な仕事を排除する
→チームごとに電話番号を分けるのは顧客へ電話番号変更の通達などが大変
→音声ガイダンスの導入を行うことにした
ざっくりと簡単な書き起こしですが、こういう内容の改善は出来るかもしれません。
無駄な仕事が何なのか？
その内容によっては、ルールの見直しで改善できる時もあれば、新しいツールの導入が必要な時もあるでしょう。
無駄な仕事を洗い出して、何が出来るかをしっかりと考えることが、まず今からでも出来ることです！
無駄な仕事を生み出している「制度」があれば廃止しよ
自分の職場でも思うことの１つなのですが、その職場における制度やルールのせいで無駄な仕事が発生していることも大いにあると思っています。
例えば、パッと思いつくことを列挙します。
・備品を持ち出す時は明確な理由が記述された申請書を提出する
・会議の前は参加メンバーが座る位置を決めて会議室の扉に貼っておくこと
制度として決めた以上は何か意味があるのかもしれませんが、別に存在しなくてもいい制度だったら早急に撤廃するべきです。
１０分で終わる仕事をするために５分使って許可を取らないといけないような制度は無駄だということです。
そんな制度があるから無駄な仕事が発生してしまい結果的に人手不足や生産性の低下につながるわけです。
また、「せっかく作った制度だから直ぐには取り消せない」と考えるなら論外ですから…。
上と掛け合って大変な思いをしてまで制度として成立させた苦労は分かりますが、無駄な仕事を発生させる制度なら潔く撤廃するべきです！
仕事の洗い出しと改めて疑問を持つこと
自分が日頃行っている仕事は何だろうか？
そう思いながら１週間くらい日々の業務内容を箇条書きにしてみると結構数があることに気付きました。
それをさらに細かい内容に細分化すれば、当然ですが数は増えるので無駄な仕事が潜んでいる可能性は大いにあります。
後は1個ずつ疑問を持って確認していくことです。
・この作業は無くなっても良いのか？
・作業時間に対してリターンは適切なのか？
・どうすれば作業時間が短縮できるのか？
・どうすれば作業自体を無くせるのか？
などなど色々な視点で考えます。
現状は「人手不足」に苦しんでいる職場が多い
各職場で悩みや課題が色々あるとは思いますが、結構どの職場でも共通していることで「人手不足」が１つのテーマとしてあります。
自分が最初に書いた課題も言い方を変えれば人手不足なので同じですね。
人手不足は「人が足りない」と内容は凄くシンプルなのですが、いざ対策として人を増やせば解決するということでもないので厄介です。
注意して頂きたいのが、人手不足を解消するために増員すれば何とかなるだろうと考えているのなら、それは安易過ぎます・・・。
自分はIT業界で働いていますが、この業界には「ブルックスの法則」というのがあります。
遅れているソフトウェアプロジェクトへの要員追加は、プロジェクトをさらに遅らせるだけである
・新たに投入された開発者が生産性の向上に貢献するまでには、時間がかかる。
・人員の投下は、チーム内のコミュニケーションコストを増大させる。
・タスクの分解可能性には限界がある。
内容はこんな感じで、要するに遅れているプロジェクトに対して要員を追加したとしても効果は薄いということです。
（凄く優秀で理解も早い即戦力が入れば話は別ですが、そういう人は稀ですからね・・・。）
多くの職場が人手不足で悩んでいて、単純に人を増やせば良いという問題ではないとしたら、今回のテーマ「無駄な仕事を減らそう！」が改善策です。
無駄な仕事を減らす先にある未来
仕事について自分が思うことなのですが、仕事とは仕事をする人である「人員」がいて、やるべき仕事である「仕事量」があります。
この人員と仕事量のバランスが凄く大切であり、やるべき仕事量をバランスよく人員に割り当てなければいけません。
ということは人員を越える仕事量の場合は引き受けるべきではありませんし断るべきです。
仕事量を基準に仕事を決めていくか、人員を基準に仕事を決めていくか、まずはここ大切ですね。
しかし、どちらであったとしても仕事では無駄を徹底的に削減するべきです。
仕事では無駄を徹底的に削減するべきだと考える理由は、仕事における時間、仕事における人には限りがあるからです。
これがロボットなら話は別ですが、人が働く仕事は無限ではなく有限なので、「全て引き受ける何でもやります。」ではダメなのです。
もちろん時間も人も限りがあるなんてことは働いている人なら大半の人が分かっていることでしょう。しかし残業であったり、やるべきではないと思うけど断れなかったりと、分かっているのにできていないことってありますよね。
これを仕方ないで終わらすこともできますが、仕方ないで終わらせずにどうすればいいのか考えないと良くなりません。
今回書いたことは「無駄な仕事を減らす」というテーマでしたが、そのためには今までの常識を変えないといけないかもしれません、反対されることでも押し通さないといけないかもしれませんね。。。
